Obowiązek rozliczania się na podstawie KPiR mają przede wszystkim:
Do prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów zobligowane są również osoby, które wykonują działalność w formie agencji i umów zlecenia, osoby zajmujące się działami produkcji rolnej oraz duchowni, którzy sami zrezygnowali z prawa do zryczałtowania podatku dochodowego.
Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona z dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności. Warto dodać, że księgę zakłada się na rok podatkowy. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli działalność zaczęliśmy prowadzić w czerwcu, to z tej samej księgi możemy korzystać do końca grudnia. Ponadto, należy również pamiętać, że każda zakończona księga powinna być przechowywana w archiwum firmy przez okres do pięciu lat od zakończenia roku podatkowego.
KPiR prowadzić można w najbardziej popularny i tradycyjny sposób, czyli w formie papierowej. Można także zdecydować się na wersję elektroniczną i prowadzić księgi za pomocą odpowiednich programów. Sporządzanie ksiąg przychodów i rozchodów w wersji papierowej wymaga stosunkowo dużo czasu oraz pełnego skupienia. Z kolei prowadzenie KPiR za pośrednictwem Internetu znacznie usprawnia proces obliczania podatków oraz zmniejsza ryzyko błędów.
Księga przychodów i rozchodów służy przede wszystkim do ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie, czyli przedstawienia osiąganych przychodów oraz poniesionych kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dokument ten jest więc niezbędny do rozliczeń z Urzędem Skarbowym oraz wyliczenia kwoty należnego podatku. Poza tym, dzięki prowadzeniu KPiR można ocenić efektywność działań przedsiębiorstwa w danym okresie.W księdze przychodów i rozchodów ujmowane są między innymi poniższe pozycje:
Należy również zaznaczyć, że wpisowi do KPiR nie podlegają koszty inwestycji w czasie jej realizacji, zaliczki na poczet dostaw lub sprzedaży produktów, obrót opakowaniami zwrotnymi czy jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
